Візування первинних документів в M.E.Doc

Починаючи з оновлення 11.02.072, в програму M.E.Doc додано новий функціонал «Візування первинних документів». Даний функціонал призначений для внутрішнього погодження вхідних та вихідних документів відповідальними особами. Найбільш затребуваним він буде для середніх та великих організацій. Адже у них даний процес може тривати довго, так як участь у погодженні може брати декілька відповідальних осіб.

Візу на документи може ставити будь-який співробітник, який бере участь у внутрішньому погодженні певного документа. Зазвичай це: директор, бухгалтер, менеджер, керівник проектів чи секретар.

Налаштувати правильний маршрут у програмі та відповідальних співробітників можна в меню «Користувацькі налаштування комплектів підписів», тут же можна обрати типи потрібних документів, а також додаткові умови.

Для візування документу в M.E.Doc потрібно:

1. У розділі програми «Первинні документи» – «Користувацькі налаштування комплектів підписів» додати до потрібного правила тип підпису «Візування».

2. Для відправки документа на візування, у відкритому документі натисніть «Наступні дії» та «Візувати документ», за потреби вкажіть коментар.

2.1. У випадку, якщо відповідальна особа не має доступу до програми M.E.Doc – натискаємо «Відправити документ для візування» і у вікні, що відкрилось, обираємо отримувача посилання.

Для полегшення роботи, електронну пошту можна вказати у картці співробітника.

Після натискання кнопки «ОК» посилання буде відправлено на вказану електронну адресу.

Співробітнику приходить лист, у якому буде посилання, за яким він зможе погодити документ своїм електронним підписом (КЕП).

3. Інформацію про статус візування можна переглянути на вкладці відкритого документа, після отримання вхідної кореспонденції. Погоджений документ готовий для подальшого опрацювання. Переглянути цю інформацію можуть всі учасники візування, при цьому контрагентам дана інформація відображатись не буде.

У випадку коли візування відхилено, документ набуває статусу «Візування відхилено». Подальше візування та обробка документа скасовується.

Для такого документа стають доступними операції залежно від напрямку документа:

• Виданий документ – можна змінити;
• Отриманий – «Редагувати документ» та «Відхилити документ».

Отже, завдяки даному функціоналу Ви можете оптимізувати процес погодження (візування) електронних документів та витрачати на це менше часу.

Для того, щоб користуватись функціоналом візування, потрібна наявність (КЕП) відповідальних осіб та, якщо кількість відправлених документів на місяць перевищує 10, ліцензія на модуль M.E.Doc