Як перейти на електронний документообіг
Ситуація в країні вимагає нових підходів у всіх сферах, в тому числі в обміні електронними документами. Оскільки багато поштових відділень не працює, а ціни на доставку зросли, саме час перейти на
Які переваги отримує компанія при переході на ЕДО:
Щоб перейти на ЕДО потрібно зробити кілька простих кроків:
- 1. Отримати електронні підписи КЕП на співробітників, які задіяні в обміні документів.
- 2. Внести зміни в облікову політику «про порядок переходу компанії на електронний документообіг».
- 3. Узгодити перехід на ЕДО з постійними контрагентами, для цього:
- Сповістити своїх контрагентів.
- Внести зміни в договори контрагентів. Приклад оформлення документів можна завантажити тут .
- Надати перелік переваг, які отримає кожна сторона при переході на ЕДО.
- 4. Користуватися програмою для ведення бухгалтерського обліку, для прикладу BAS Бухгалтерія.
- 5. Обрати програму для ЕДО.
Відправка документів через ЕДО – це швидко та дуже вигідно
Щоб обрати програму для обміну електронними документами потрібно звернути увагу на:
- Можливість інтеграції програми з наявною обліковою системою або CRM, що дозволить реалізувати груповий обмін документами.
- Готові шаблони документів у системі та можливість створювати власні.
- Робота з документами довільних форматів. Використання як типових первинних документів так і договорів чи листів у форматі Word, Excel та PDF.
- Покриття контрагентів. Оскільки Ваші контрагенти користуються різними системами ЕДО, потрібно обрати програму з найбільшим охопленням. Наразі в Україні це платформа ПТАХ, де опрацьовуються документи у форматі XML, а візуально представлені у форматі PDF. Платформа ПТАХ дозволяє обмінюватися електронними документами між M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ.
- Робота при відсутності у отримувача програми ЕДО. Можливість обміну електронними документами на електронну пошту, в разі відсутності системи ЕДО у контрагента, відправка посилання на документ з можливістю накласти КЕП з електронної пошти.
- Формат роботи програми ЕДО. Встановлення на комп’ютер чи онлайн сервіс, доступний з будь-якої точки світу.
- Підтримка всіх видавців КЕП.
- Демо-версія програми. Можливість протестувати програму на зручність та функціональність. Також зверніть увагу, що програми M.E.Doc надають можливість безкоштовно надсилати до 10 документів на місяць.
Порівняння можливостей програм електронного документообігу
| Можливості | Flydoc | M.E.Doc Бізнес | Веб-сервіс СОТА | FREDO ДокМен |
|---|---|---|---|---|
| Можливість інтеграції з бух програмами | Інтегрований з лінійкою BAS / Наявні протоколи АРІ для інтеграції з іншими програмами | Імпорт документів / Автоматичне завантаження через модуль М.Е.Dос.Інтеграція | Імпорт документів | Інтегрований з лінійкою BAS |
| Готові шаблони документів | Є шаблони для типових документів BAS (можна розширити перелік шаблонів) | Широкий вибір шаблонів | Широкий вибір шаблонів | Є шаблони для типових документи БАС |
| Робота з документами довільних форматів | Підписання довільних форматів | - | ||
| Покриття контрагентів | Можна обмінюватися з M.E.Doc, Flydoc, FREDO ДокМен, СОТА та API.ПТАХ (який інтегрується в будь-який софт) | |||
| Робота при відсутності у отримувача програми ЕДО | Відправка посилання на документ на електронну пошту, з можливістю накласти КЕП безпосередньо з посилання | - | ||
| Формат програми ЕДО | Інтегрований в BAS | Окрема програма | Веб-сервіс | Інтегрований в BAS |
| Демоверсія програми | 10 документів безкоштовно в міс | - | ||
| Підтримка видавців КЕП | Можливість підписувати документи всіма КНЕДП | |||
| Вартість для ФОП | 4650 грн / рік | 1300 грн / рік | 3,5 грн за документ | 1440 грн / рік |
| Вартість для юридичних осіб | 9300 грн / рік | 1560 грн / рік | 3,5 грн за документ | 3600 грн / рік |
| Кількість документів на рік | Необмежено | |||